Alors que le télétravail et les réunions à distance se démocratisent, il devient essentiel d’adopter les meilleures pratiques possibles pour assurer la productivité et l’efficacité de ce mode de travail. En effet, participer à des visioconférences peut représenter certains défis pour les employés. En tant qu’entreprise, il paraît donc judicieux de suivre quelques bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de ces réunions en ligne et favoriser une collaboration optimale au sein de l’équipe et entre les collègues.

Faire un récapitulatif des besoins en amont

Avant de commencer une réunion virtuelle, vous devez déjà vous assurer que tous les participants sont équipés des outils nécessaires pour communiquer efficacement. Au-delà d’une connexion internet stable, ils doivent aussi disposer d’un ordinateur ou d’un appareil mobile fonctionnel, voire d’un casque téléphonique ou casque micro de bonne qualité pour éviter les problèmes techniques en cours de réunion. Pour voir l’étendue du matériel disponible, regardez du coté des e-commerçants spécialisés, comme onedirect par exemple.

N’hésitez pas non plus à orienter vos collaborateurs vers une plateforme de visioconférence que vous auriez préalablement choisie. Par exemple s’agir de Zoom, Teams ou Meet.

Établir un ordre du jour clair et concis

L’un des risques des réunions virtuelles est de voir celles-ci s’éterniser par manque d’un cadre précis. À ce titre, un ordre du jour bien défini permet aux participants de se préparer en amont et de savoir quels sujets seront abordés lors de la réunion. En envoyant celui-ci à l’avance, tous les membres peuvent se préparer et lister leurs questions ou leurs interventions. En procédant ainsi, vous optimiserez la gestion du temps et permettrez à chacun de rester concentré sur les sujets importants.

Favoriser la participation active des participants

Si vous êtes le manager, le chef d’équipe ou le responsable de la réunion, vous devez encourager les participants à poser des questions, à partager leurs opinions et à s’exprimer globalement. Vous pouvez par exemple désigner une personne pour animer la discussion et veiller à ce que chacun ait l’occasion de s’exprimer. De même, vous avez la possibilité d’opter pour des outils de collaboration en ligne, comme des tableaux blancs interactifs qui permettent de favoriser l’engagement des membres de l’équipe.

Gérer le temps de manière efficace

Trop de réunions peuvent tuer les réunions, sans parler de leur durée, comme nous l’avons vu ci-dessus, qui peut véritablement poser quelques problèmes de productivité. Pour éviter d’en arriver à une telle situation, il est impératif de fixer une durée maximale pour chaque réunion et de s’y tenir. De manière générale, 60 minutes paraissent être la durée idéale. En cas de besoin, vous pouvez aussi prévoir des pauses.

Assurer un suivi après la réunion virtuelle

À l’issue de chaque réunion virtuelle, vous devez vous assurer de récapituler les décisions prises et les actions à venir. Pour cela, il est préférable de faire un compte-rendu pour l’envoyer aux participants. Dans celui-ci, ils doivent pouvoir retrouver les différents points clés abordés et les tâches que chacun doit accomplir, si tel est le cas. Ce n’est qu’à cette condition que les réunions auront un réel intérêt.